Politique de confidentialité et conditions d’utilisation

Renseignements recueillis

Lorsque vous remplissez notre formulaire ou communiquez avec nous, nous pouvons recueillir :

• votre prénom et votre nom;
• votre date de naissance;
• votre adresse courriel;
• votre numéro de téléphone;
• votre motif de consultation;
• votre préférence d’intervenant;
• le format de rencontre souhaité;
• le contenu de votre message.

Les services d’Horizon Traversée sont destinés aux personnes âgées de 18 ans et plus. La date de naissance est recueillie afin de vérifier l’admissibilité aux services, de confirmer l’identité de la personne et de faciliter la gestion administrative de son dossier.

Nous vous demandons de ne pas inscrire dans le formulaire plus de renseignements sensibles qu’il n’est nécessaire pour expliquer brièvement votre demande.

Utilisation des renseignements

Les renseignements recueillis servent à :

• répondre à votre demande;
• communiquer avec vous;
• déterminer si nos services correspondent à vos besoins;
• vérifier votre admissibilité aux services;
• organiser, confirmer ou modifier un rendez-vous;
• assurer les suivis administratifs nécessaires;
• assurer la tenue de votre dossier et la continuité des services;
• produire les factures et les reçus applicables.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.

Consentement et retrait du consentement

En utilisant notre site, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique de confidentialité et conditions d’utilisation.

Lorsque vous nous transmettez volontairement des renseignements au moyen du formulaire, par courriel ou par téléphone, vous consentez à leur collecte et à leur utilisation afin de traiter votre demande et de communiquer avec vous.

Avant la première rencontre, un formulaire de consentement distinct vous sera transmis. Celui-ci présentera notamment les modalités des services, la tenue du dossier, les outils technologiques utilisés, les règles de confidentialité, les limites de la confidentialité, les honoraires et les conditions d’annulation.

Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé, donné à des fins précises et demandé dans des termes simples et clairs. Lorsqu’une demande de consentement est faite par écrit, elle est présentée distinctement des autres informations.

Vous pouvez retirer votre consentement à certaines utilisations en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Ce retrait peut toutefois limiter notre capacité à traiter votre demande ou à vous offrir certains services.

Fournisseurs technologiques

Certains renseignements personnels peuvent être traités par des fournisseurs technologiques nécessaires au fonctionnement de nos services, notamment :

• Netlify, pour l’hébergement du site et le traitement du formulaire de demande de consultation;
• Gmail ou Google Workspace, pour les communications par courriel;
• Google Forms, pour la transmission et la collecte de certains documents, notamment le formulaire de consentement;
• Psylio, pour la rédaction des notes évolutives, la tenue des dossiers et la gestion des renseignements liés au suivi;
• Microsoft Teams et Zoom, pour la tenue de consultations en vidéoconférence;
• les plateformes de rendez-vous, de paiement ou de facturation utilisées par Horizon Traversée.

Ces fournisseurs peuvent traiter certains renseignements nécessaires à la prestation de leurs services. Horizon Traversée limite la collecte et l’utilisation des renseignements personnels à ce qui est nécessaire et applique des mesures raisonnables afin d’en protéger la confidentialité.

Certains renseignements peuvent être traités ou conservés à l’extérieur du Québec ou du Canada, selon les pratiques et les infrastructures des fournisseurs utilisés.

Conservation et sécurité

Les renseignements personnels sont généralement conservés pendant cinq ans suivant la fin des services ou le dernier contact. Les documents fiscaux et comptables sont conservés pendant six ans, ou plus longtemps lorsque la loi l’exige.

À la fin du délai applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

Nous appliquons des mesures raisonnables pour limiter les risques d’accès, d’utilisation, de communication, de perte ou de destruction non autorisés. Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique ne garantit toutefois une sécurité absolue.

Confidentialité, tenue des dossiers et limites

Les intervenants d’Horizon Traversée exercent à titre de travailleurs autonomes. Chaque intervenant est responsable de la tenue, de la conservation et de la confidentialité des dossiers liés à sa clientèle.

Les renseignements demeurent confidentiels. Certaines situations peuvent toutefois être discutées dans le cadre d’une supervision clinique ou d’une intervision afin d’améliorer la qualité des services.

Seuls les renseignements nécessaires sont alors communiqués et les informations permettant d’identifier le client sont retirées lorsque cela est possible. Les personnes participant à ces échanges sont également tenues à la confidentialité.

Aucune autre information ne sera communiquée sans votre consentement, sauf lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

La confidentialité peut notamment être levée :

• si la sécurité ou le développement d’un enfant est compromis;
• s’il existe un danger sérieux pour vous-même ou pour une autre personne;
• si une ordonnance du tribunal exige la transmission de renseignements;
• dans toute autre situation où la loi impose ou permet une divulgation.

Seuls les renseignements nécessaires seront alors communiqués.

Facturation et reçus

Les services sont offerts par des intervenants membres du Groupe RITMA — Regroupement des intervenants et thérapeutes en médecine complémentaire .

Des reçus peuvent être remis pour les services admissibles. Le remboursement dépend du contrat et des critères de chaque compagnie d’assurance. Il appartient au client de vérifier directement auprès de son assureur si les services sont couverts.

Témoins et données techniques

Notre site peut utiliser des témoins strictement nécessaires à son fonctionnement et à sa sécurité.

Certains fournisseurs peuvent également traiter des données techniques, comme l’adresse IP, le type de navigateur, l’appareil utilisé et les pages consultées.

Nous n’utilisons pas volontairement de témoins publicitaires ou de profilage, sauf indication contraire affichée sur le site.

Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• l’accès à vos renseignements personnels;
• la correction de renseignements inexacts;
• le retrait de votre consentement;
• des informations concernant l’utilisation de vos renseignements.

Une preuve d’identité peut être demandée avant le traitement de votre demande.

Incident de confidentialité

En cas d’incident concernant vos renseignements personnels, Horizon Traversée prendra les mesures raisonnables pour limiter les conséquences et avisera les personnes ou les autorités concernées lorsque la loi l’exige.

Modalités d’utilisation du site

Le contenu présenté sur le site d’Horizon Traversée est fourni à titre informatif afin de présenter nos services, notre approche et nos modalités d’accompagnement.

Le site peut être consulté par toute personne. Toutefois, les services d’accompagnement d’Horizon Traversée sont offerts uniquement aux personnes âgées de 18 ans et plus.

L’envoi d’un formulaire de demande ne crée pas automatiquement une relation de services et ne garantit ni l’ouverture d’un dossier, ni l’acceptation de la demande, ni la disponibilité immédiate d’un intervenant. Une confirmation vous sera transmise avant qu’un rendez-vous soit officiellement réservé.

En utilisant le site ou en transmettant une demande, vous vous engagez à fournir des renseignements exacts, pertinents et nécessaires au traitement de votre demande. Horizon Traversée se réserve le droit de ne pas donner suite à une demande lorsque les services offerts ne correspondent pas aux besoins exprimés ou lorsqu’une orientation vers une autre ressource paraît plus appropriée.

Modifications

Cette politique peut être modifiée lorsque nos pratiques, nos services ou nos fournisseurs changent. La version mise à jour sera publiée sur notre site avec sa nouvelle date d’entrée en vigueur.

Contact

Pour toute question, demande ou plainte concernant notre politique de confidentialité, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels:

Responsable de la protection des renseignements personnels
Khaled Shehadeh
Horizon Traversée
Courriel : Contact@horizontraversee.com